Zawsze „graj” bezpiecznie i ubieraj się formalnie. Lepiej wyjść na konserwatystę niż na osobę zuchwałą. Pamiętaj, że od początku każde podejmowane przez ciebie działanie może skutkować zaufaniem lub jego brakiem. Jeśli nie masz bladego pojęcia jak i komu się kłaniać, nie kłaniaj się, skiń głową. Podczas ceremonii wręczania wizytówek, odbierz ją obiema rękami i nie wkładaj jej do tylniej kieszeni lub portfela – to zniewaga! Pamiętaj o tym, że to gospodarz usadza wszystkich na spotkaniu. Nie bądź też inicjatorem w takich kwestiach, jak picie lub jedzenie. To tylko kilka niezbędnych informacji z obowiązującej tu etykiety. Japończycy jednak nie oczekują, że niczym wyrafinowany i obyty światowiec będziesz poruszał się po ich przestrzeni kulturowej. Na pewno docenią każdy gest jako przejaw dobrej woli, elastyczności i wrażliwości, a nade wszystko szacunku.

Każdy, kto wkroczy w meandry japońskiego biznesu jeszcze przed wyjazdem do Kraju Kwitnącej Wiśni powinien zgłębić podstawy tamtejszego protokołu: etykieta, różne zwyczaje czy nawet język (warto pomyśleć nad profesjonalnym tłumaczem „z” i „na” język japoński) wpłyną na jakość i trwałość naszych relacji biznesowych z japońską stroną. Rozważ konsultację z ekspertami z renomowanego biura tłumaczeń, np. Biura SuperTłumacz.

Z raportu „Global Competitiveness Report 2015-2016” przygotowanego przez World Economic Forum wynika, że pod względem globalnej konkurencyjności Japonia zajmuje 6. miejsce na świecie oraz plasuje się na 2. najwyższym miejscu w rankingu wśród krajów azjatyckich.

Global Competiveness Report to Globalny Raport Konkurencyjności przedstawiający coroczne badania porównawcze warunków rozwoju gospodarczego.

Co więcej, raport roczny National Tax Agency JAPAN za rok 2015 pokazał, że nawet po wielkich trzęsieniach ziemi, które nawiedziły ten kraj w 2011 roku, liczba zagranicznych korporacji wzrosła aż o 16% w ciągu 2 lat!

Nic w tym dziwnego! Japonia może poszczycić się fascynującą i wielowymiarową kulturą. Z jednej strony Kraj Kwitnącej Wiśni zanurzony jest w najgłębszych tradycjach sięgających tysiące lat wstecz, a z drugiej strony jest społeczeństwem gwałtownych zmian – w mgnieniu oka zmieniają się tu trendy i moda, obserwuje się też nieustanny rozwój technologiczny, który co krok testuje i przesuwa granice.

Dziesięciu japońskich tytanów

Na liście Forbes Global 2000 oceniającej globalnych tytanów za pomocą 4 wskaźników: sprzedaży, zysków, aktywności i wartości rynkowej znalazło się wielu japońskich potentatów. W najlepszej trójce w 2017 roku uplasowali się: Toyota Motor, Mitsubishi UFJ Financial i Nippon Telegrach&Telephone (NTT).

W czołówce 10 najlepszych firm znalazły się wszystkie firmy z branży telekomunikacyjnej:

• NTT (3. miejsce),
• Softbank (4. miejsce),
• KDDI (10. miejsce).

Ich obecność wśród najlepszych z najlepszych to wynik szybkiego wzrostu popularności smartfonów.

Warto zwrócić uwagę na sektor pocztowy i logistyczny. Japan Post Holdings pojawił się dosłownie znikąd, aby mocno umieścić się w środku listy. Ma to głównie związek z boomem e-commerce.

Toyota nadal jest niekwestionowanym królem. W 2015 roku skorzystała ze słabego jena, co przełożyło się na wzrost sprzedaży na rynku północnoamerykańskim. Choć spadł zysk po raz pierwszy od 5 lat z 18,8 mld USD do 17,1 mld USD w 2017 roku firma ogłosiła, że zainwestuje 10 mld USD na rynku amerykańskim. Działanie te podjęła, aby zwiększyć produkcję Toyoty Camry, najlepiej sprzedającego się samochodu w tamtym regionie.

W czym tkwi jej siła? Od dawna znana jest z metody Just-in-Time opierającej się na zasadzie: „produkować tylko to, co jest potrzebne, kiedy jest potrzebne i w wymaganej wysokości”.

Pomaga to obniżyć koszty produkcji i przekłada się na konkurencyjne ceny i lepszą produktywność.

Skok na głęboką wodę, czyli biznes po japońsku

Od dawien dawna znajomość zasad etykiety poszczególnych krajów czy kultur była świadectwem wyrafinowania i światowości. Osoba, która ma ich świadomość może nie tylko bez wysiłku poruszać się po obcych wodach, ale i zyskać szacunek. Warto wiedzieć, że tutaj bardziej niż gdziekolwiek indziej na świecie kultura ma ogromny wpływ na sposób „robienia” biznesu, a Japończycy to ludzie przywiązujący ogromną wagę do dobrych manier. Nikt chyba nie chce zaliczyć niepotrzebnego faux-pas (?).

Poeta perski Moslih Edwin Saadi, znany także jako Sadi z Szirazu, napisał:

Podróżnik, który nie potrafi obserwować, jest jak ptak pozbawiony skrzydeł.

Te słowa idealnie oddają odniesienie do poruszania się po meandrach japońskiej kultury, która jest nam zazwyczaj obca, mocno sformalizowana i bardzo wymagająca. Szczególnie warto przyjrzeć się temu, co stanowi kluczowe różnice.

Amerykański dziennikarz, pisarz i podróżnik Boyé Lafayette De Monte w praktycznym podręczniku o dobrych manierach zatytułowanym „Etykieta japońska” pisze o tym, że Japonia jest jednym z najlepszych przykładów na to, że kodeks postępowania społecznego stał się tak bardzo formalny, że jest swego rodzaju miejscowym prawem.

Warto mieć na uwadze: przestrzeganie protokołu zapewni ci przewagę, ale i postawi ciebie i twoją firmę w dobrym świetle. Oczywiście nie można zapomnieć o tym, że komunikacja odbywa się pomiędzy dwiema osobami, czyli na poziomie personalnym, a nie wyłącznie kulturowym. Warto kierować się rozsądkiem i wyczuciem, etykieta ma być jedynie wskazówką. Natomiast w kwestiach, które budzą wątpliwości, stawiaj na formalność i konserwatyzm.

Zasady etykiety biznesowej w Japonii

Każda osoba, która odbyła dużo podróży służbowych do Kraju Kwitnącej Wiśni miała na pewno okazję zobaczyć na własne oczy, że Japończycy w pracy są niezwykle skrytymi ludźmi.

Ukrywają:

• myśli,
• motywacje,
• priorytety.

Jak się więc komunikują? Otóż zdają się bardziej na niewerbalne wskazówki i kontekst tego, co mówią niż na dosłowne znaczenie słów, których używają, aby to powiedzieć. Brzmi przerażająco… I choć chciałoby się rzec, że „strach ma skośne oczy”, strach ma tylko wielkie oczy. Dlatego przed wyjazdem do Japonii warto i trzeba zgłębić tutejsze „reguły gry”.

James Michener, amerykański pisarz i laureat nagrody Pulitzera w 1948 roku za powieść „Tales of the South Pacific”, napisał:

Jeśli odrzucasz jedzenie, ignorujesz zwyczaje, obawiasz się religii i unikasz ludzi, zostań lepiej w domu.

Oto nieformalna lista zasad etyki biznesowej, którą warto mieć na uwadze chcąc nawiązać kontakty biznesowe w Japonii.

Ukłon to coś więcej niż ukłon

Ukłony są tak integralną częścią japońskiego zachowania, że zobaczenie Japończyków mimowolnie kłaniających się osobie, która znajduje się po drugiej stronie telefonu, nie jest tu niczym nadzwyczajnym.

Wykonanie poprawnego japońskiego ukłonu może być bardzo złożoną sprawą. Pod uwagę bierze się m.in.: status społeczny, wiek, doświadczenie czy pozycję w pracy. Każdy z tych aspektów ma wpływ na to jak głęboko i długo należy się kłaniać.

Jak powinien wyglądać ukłon?

• Krawędź ukłonu waha się od małego skinienia głową (swobodnego i nieformalnego) do głębokiego zgięcia w talii (wskazującego na szacunek).
• Zazwyczaj wystarczy ukłon głową cudzoziemca.

Niektórzy zapewne ci powiedzą, że lepiej się nie ukłonić niż źle się ukłonić. Dużo jest w tym mądrości, ale warto na sprawę popatrzeć też z innej strony.

Japończycy nie oczekują, że poznasz wszystkie zawiłości ich kultury stąd nie będziesz musiał się kłaniać. Czasem jednak mały gest jest dobrym pomysłem i pokaże dużo szacunku dla ich kultury i może być doceniony.

Ciekawostka: uścisk dłonią jest tutaj rzadkością.

Milczenie jest złotem

W otoczeniu biznesowym cisza jest bardziej ceniona niż nadmiar mówienia. Dlaczego?

• Milczenie wiąże się z wiarygodnością.
• Cisza mówi o mądrości i samokontroli emocjonalnej.

Japończycy mają wiele przysłów, które obrazują to, jaki nacisk kładką na milczenie, m.in.:

• „milczenie jest kwiatem” (polski odpowiednik przysłowia „milczenie jest złotem”),
• „Kaczka, która kwacze jest pierwszą, która została zestrzelona”.

Bardziej introwertyczne i formalne podejście, szczególnie na początku stosunków biznesowych, będzie lepiej odbierane.

World Business Culture, firma specjalizująca się w globalnych różnicach kulturowych, analizując symbolikę ciszy w Japonii wywnioskowała, że w czasie stresu lub trudnościach podczas spotkania Japończycy uciekają do ciszy, ponieważ ta pozwala uwolnić napięcie w pomieszczeniu i zarazem pozwala osobom zgromadzonym na danym spotkaniu odejść od obszaru trudności. A wszystko po to, aby zachować harmonię, która jest niezwykle istotna w tej kulturze.

Miej na uwadze: oprzyj się pokusie, aby wypełnić ciszę…

Kult wieku

Współczesna Japonia jest świadkiem wielu zmian, ale niezmienną pozostaje tutaj kult wieku, który nadal może być synonimem rangi w środowisku biznesowym.

Aby nie było, że są to puste słowa spójrzmy na badania Nikkei 225 Index. Pokazały one, że:

• dyrektorzy firm japońskich byli konsekwentnie starsi niż w innych krajach,
• średnia wieku wśród dyrektorów firm japońskich to 62 lata,
• najmłodszy CEO miał 43 lata.

Hierarchia jest najważniejsza.

Stąd jeśli zaczniesz współpracować z Japończykami traktuj starszych kierowników z większym szacunkiem niż tych młodszych w twoim otoczeniu.

Prywatność to wielka wartość

Japończycy przykładają niesamowitą wagę do prywatności. W jej imię potrafią nawet usunąć swoje nazwiska z książek telefonicznych.

Warto o tym pamiętać szczególnie na początku współpracy. Zbyt wiele pytań zadanych zbyt wcześnie może być tutaj uznanych za nachalne i niegrzeczne.

„Nie” to „nie” czy „nie” to „tak”…?

Być może mieliście okazję usłyszeć jak Japończycy mówią „tak”, gdy myślą „nie”. Tak naprawdę nieustannie mówią „nie”…

Unikanie konfrontacji, ocalenie twarzy lub zachowanie harmonii – to tylko niektóre z powodów, jakie wpływają na to, jak Japończycy komunikują spór czy wszystko, co ich zdaniem może być denerwujące dla innej osoby.

Podczas, gdy unika się słowa „nie”, Japończycy na wiele sposobów wskazują, że mają na myśli „nie”.

Stąd zawsze:

• wskazuj, że coś może być trudne,
• potwierdź, że oni rozumieją,
• zaproponuj alternatywę dla problemu,
• zmień temat rozmowy
• milcz.

Spotkania to nie burza mózgów

Amerykańskie lub europejskie firmy wysyłają 1 lub 2 osoby na spotkanie, aby przekazać wszystko, co uważają za potrzebne. Japończycy z kolei wysyłają na spotkanie 20 osób, aby dowiedzieć się wszystkiego, co wiesz.

W Japonii odbywają się głównie spotkania informacyjne. Pomysły są dyskutowane, a decyzje podejmowane przez długi i złożony proces budowania konsensusu.

Warto mieć na uwadze: próby podjęcia innych działań (przyspieszenie czy nacisk) mogą zaszkodzić relacjom.

Solidarność grupowa ponad indywidualizm

Powszechnie wiadomo, że Japonia jest kulturą zorientowaną na solidarność grupową. Ceni się ją tu bardziej niż indywidualizm.

W grupie jest siła, ponieważ jak mówi japońskie powiedzenie:

Jedna strzała jest łatwo złamana, ale nie dziesięć w pakiecie.

Ten sam kulturowy sposób myślenia wpływa na pewne zachowania, tj. np. sposób otrzymywania pochwał.

Wyróżnienie danej osoby w grupie może wprawić w zakłopotanie tę osobę. Japończycy po prostu nie czują się z tym dobrze.

Co więcej, pochwały mogą powodować rozdźwięk w grupie, naruszając delikatną równowagę.

Zwykle dawany jest krótki, werbalny feedback. Ważne, aby pokazać, że zauważasz, co robił pracownik. Można to okazać na różne sposoby, np. poprzez:

• zaproszenie do pomocy w projektach o wysokiej randze,
• zaproszenie na ważne spotkanie,
• zaproszenie do spożycia wspólnych posiłków.

Zawsze pamiętaj: koncepcja zespołu jest bardzo ważna dla Japończyków. Mają oni silną orientację grupową i jest dla nich najważniejsze, aby czuli się częścią zespołu. Skutecznym narzędziem zarządzania są tu np. grupowe wyjazdy towarzyskie czy spotkania zespołowe.

Ciekawostka: Japończycy nie tylko chcą poczuć się częścią grupy, ale i należeć do grupy, która jest prestiżowa.

Wizytówka to przedłużenie tożsamości danej osoby

Wizytówka, Meishi, jest dla Japończyków przedłużeniem ich tożsamości, a także jest tu talizmanem.

Kiedy dostaniesz wizytówkę okaż szacunek dla drugiej osoby zatrzymując ją obiema rękami. Krótko ją przeczytaj. Za zniewagę uważa się tu włożenie jej do tylnej kieszeni lub portfela.

Pamiętaj: twoja wizytówka powinna być dwustronna, wydrukowana po angielsku i japońsku. Podaj stroną z wydrukiem w języku japońskim skierowaną do góry w kierunku odbiorcy.

Prezent, czyli twardy orzech do zgryzienia

W kontekście kultury japońskiej aż cisną się na usta następujące słowa: to, czego nie wiesz, może cię skrzywdzić.

Większość z nas ma świadomość, że wymiana prezentów biznesowych jest ważną tradycją w Japonii, szczególnie na pierwszym spotkaniu. Wydaje się, że to nic problematycznego, a jednak! Kiedy dajesz nieodpowiedni prezent wiele rzeczy może pójść nie tak…

Unikaj:

• lilii, kwiatów lotosu i kamelii – używane są do usług pogrzebowych,
• zrezygnuj też z białego koloru kwiatów,
• kwiaty doniczkowe wiążą się tu także z licznymi negatywnymi przesądami,
• zestaw 4 rzeczy uważany jest za pechowy. Dzieje się tak, ponieważ słowo czwórka jest wymawiane tak samo jak słowo śmierć,
• również 9 uznawana jest za niepomyślną,
• przy wysyłaniu kartek świątecznych unikaj czerwonych. Tutaj zazwyczaj informacje o pogrzebach drukowane są w tym kolorze.

Mam zdjąć buty?

Wchodząc do japońskiego domu zdejmujesz buty i zakładasz kapcie, które dostarcza japoński gospodarz. Co więcej, gdy masz wejść na podłogę z maty tatami – jest to rodzaj maty, którą można nadepnąć tylko bosymi stopami lub skarpetami, zdejmujesz również kapcie. Mało tego, jeśli pójdziesz do toalety, masz jeszcze jedną parę kapci zarezerwowaną tylko do użytku w tym pomieszczeniu. Przed powrotem na miejsce należy je znów zmienić.

Buty zdejmujemy jednak nie tylko w domu, ale także w wielu tradycyjnych japońskich gospodach, niektórych restauracjach, świątyniach czy zamkach.

Warto wiedzieć, że: granica zdjęcia obuwia to nie tylko same drzwi wejściowe, ale strefa wejściowa nazywana genkan. Buty powinny być skierowane w stronę drzwi, a nie w stronę budynku.

Dużo tego, prawda? A to zaledwie kilka najważniejszych zasad miejscowej etykiety.