Nawiązanie współpracy z biurem tłumaczeń jest bardzo proste, gdy znasz zasady komunikacji e-mailowej. Wielu tłumaczy traci szansę na współpracę dlatego, że ich e-maile traktowane są jako spam. Często wysyłamy też wiadomości do nieodpowiednich biur, nie przykładając się do tego, czym się one zajmują. Z tego powodu wiadomości są kasowane. By usprawnić sposób zgłaszania się do współpracy, powinieneś zastosować się do poniższych kroków. To samo dotyczy współpracy z klientami indywidualnymi.

1. Dowiedz się więcej o swoim kliencie.

Powinieneś wiedzieć dokładnie, do kogo wysyłasz wiadomość dając klientowi znać, że traktujesz go indywidualnie. Jeśli wysyłasz 10 wiadomości do różnych osób, a ich treść jest taka sama, wtedy większość z nich będzie od razu skasowana. W treści e-maila napisz na przykład, gdzie znalazłeś kontakt do danego biura lub kto Ci je polecił. Nie trać czasu na wysyłanie e-maili w ciemno, do firm, które nie poszukują aktualnie tłumaczy. Będzie to uznane oczywiście jako spam. Niektóre biura tłumaczeń przyjmują zgłoszenia w specyficznej formie, przez formularz na swojej stronie.

Wysyłaj zgłoszenia do tych firm, gdzie Twoja oferta będzie przydatna i bądź specyficzny.Biura tłumaczeń i klienci szukają przede wszystkim tłumaczy wyspecjalizowanych w danych dziedzinach. W treści zgłoszenia bardzo dokładnie opisz swoje umiejętności z uwzględnieniem specjalizacji. Napisz zatem, że tłumaczysz z angielskiego na polski i masz kilka lat doświadczenia w tłumaczeniach medycznych. Będzie to lepiej postrzegane niż jedynie określenie, z jakich języków tłumaczysz. Bądź specyficzny i nie każ się ciągnąć za język.

2. Zacznij od dobrego tematu e-maila.

Temat e-maila ma największy wpływ na to czy zostanie otworzony, czy też nie. Napisz w nim bardzo precyzyjnie, że chciałbyś podjąć pracę lub szukasz zleceń. Jeśli zaczniesz od tekstu typu „Szukam uczciwej firmy, w której mógłbym podjąć pracę”, prawdopodobnie nikt nie potraktuje Cię poważnie.

3. Uważaj na błędy.

Jest to szczególnie ważne, gdy piszesz e-mail w języku innym, niż ojczysty. Przeczytaj swoją wiadomość na głos i sprawdź, czy jest ona poprawnie sformułowana. Nikt nie wymaga od Ciebie, że będziesz pisał w obcym języku tak dobrze, jak osoby posługujące się nim od dziecka, ale ewidentne błędy nie pozwolą Ci nawiązać współpracy.

4. Nie pisz, że tłumaczysz na język, którego się nauczyłeś.

Na świecie jest niewiele osób, będących native speakerami w dwóch językach. Posiadając tę rzadką umiejętność, powinieneś przedstawić swoją historię (najlepiej sięgającą dzieciństwa), w przeciwnym razie zostaniesz potraktowany jak amator. Jeśli nie jesteś takim wyjątkiem, prawdopodobnie nie uda Ci się dobrze przetłumaczyć tekstu na język obcy.

Napisz w tytule wysyłanych dokumentów swoje imię i nazwisko, a także pary języków, z których tłumaczysz.Jest wówczas mniejsza szansa, że się zagubią lub pomylą ze zgłoszeniem innej osoby. Nazywanie dokumentów w stylu „dokument bez nazwy” wprowadza zamieszanie, jeśli przejdziesz pierwszy etap rekrutacji.

4. Nie pisz długich wiadomości.

Przedstaw klientowi jedynie te informacje, które są niezbędne do nawiązania współpracy. Są to przede wszystkim zalety, jakie uzyska klient, dzięki kooperacji z Tobą. Gdy Twoja wiadomość będzie długa, klient nie przeczyta jej całej i będzie mógł przegapić najważniejsze fragmenty. Usuń ze swojego zgłoszenia informacje o stanie cywilnym i wieku, o hobby i zainteresowaniach, chyba że są powiązane z tłumaczeniami. Nie pisz o tym, że znasz takie programy, jak Word czy Excel, ponieważ ich obsługa jest dziś podstawową umiejętnością. Na początku współpracy klient nie potrzebuje Twoich referencji. Wyślesz je później, gdy Twoje zgłoszenie zainteresuje klienta.

5. Nie zapomnij napisać tego, co najważniejsze.

Przed wysłaniem wiadomości upewnij się, że przedstawiłeś pary językowe, sposób kontaktu, wykształcenie, doświadczenie jako tłumacz, doświadczenia w pracy, doświadczenia w pracy z programami CAT i DTP. Bądź konkretny i podaj rodzaje dokumentów, które tłumaczyłeś. Im więcej konkretów, tym lepiej. Powinieneś zrobić sobie listę rzeczy, które chcesz wysłać w każdym e-mailu i sprawdzać to za każdym razem. Możesz też umieścić te dane w osobnym pliku i wklejać je w treść wiadomości, dzięki czemu będziesz miał pewność, że nie zapomnisz o podaniu telefonu.

6. Nie pisz od razu o stawkach.

Każda firma i biuro tłumaczeń oferuje własne stawki i taka informacja może zostać źle odebrana. Po pierwsze, możesz przedstawić zbyt niską ofertę i zostaniesz uznany za kogoś, kto ma niewielkie umiejętności. Po drugie, możesz oszacować cenę za tłumaczenie za wysoko i firma uzna, że jej nie stać na Twoje usługi.

Podsumowując, jest mnóstwo elementów wpływających na to, jak Twoja kandydatura zostanie odebrana. Sprawdzaj, czy Twoje wiadomości są przejrzyste i pokazują Twoje umiejętności, które są wymagane przez zleceniodawców.