Rynek fiński jest szczególnie otwarty na działalność polskich firm budowlanych. Rozpoczęcie działalności gospodarczej w Finlandii jest bardzo proste – osoby legitymujące się obywatelstwem jednego z państw należących do Europejskiego Obszaru Gospodarczego (tak jak Polska) mogą w Finlandii zakładać firmy na takich samych zasadach jak Finowie.

Krok pierwszy

Wybierz formę organizacyjno-prawną działalności

Działalność gospodarcza w Finlandii może być prowadzona w różnych formach organizacyjnoprawnych – większość z nich jest skonstruowana na podobnych zasadach jak polskie spółki prawa handlowego. Wybór odpowiedniej formy prowadzenia działalności gospodarczej jest bardzo istotną kwestią – w przypadkach, które nie zostaną uregulowane postanowieniami statutu firmy, to właśnie przepisy dotyczące danego rodzaju spółki będą obowiązującymi. Od wyboru formy organizacyjnoprawnej zależy zatem wiele kwestii: kwestia wzajemnych rozliczeń pomiędzy wspólnikami, kwestia ich odpowiedzialności za długi przedsiębiorstwa, sposób podejmowania najważniejszych decyzji dotyczących firmy i tym podobne.

W Finlandii można zdecydować się na jedną z następujących organizacyjnoprawnych form prowadzenia działalności gospodarczej:

• przedsiębiorstwo jednoosobowe (elinkeinonharjoittaja),
• spółkę jawną (avoin yhtiö),
• spółkę komandytową (kommandiittiyhtiö),
• prywatną spółkę akcyjną (osakeyhtiö)
• publiczną spółkę akcyjną (julkinen osakeyhtiö Oy)
• oddział przedsiębiorstwa zagranicznego (sivuliike).

Krok drugi

Sporządzenie aktu założycielskiego spółki oraz jej statutu

Akt założycielski spółki jest najważniejszym dokumentem, który pozwala na jej rejestrację i który będzie regulował jej całą przyszłą działalność. Dlatego właśnie Ambasada RP w Helsinkach zaleca, aby na tym etapie tworzenia firmy skorzystać z pomocy fińskiego notariusza. Po pierwsze taka osoba będzie doskonale zorientowana w fińskich przepisach dotyczących rejestrowania działalności gospodarczej. Po drugie, w razie potrzeby pomoże odpowiednio sformułować zapisy aktu założycielskiego tak, aby były zgodne z prawem i jednocześnie jak najpełniej urzeczywistniały wolę założycieli spółki. Po trzecie zaś, fiński Narodowy Urząd Patentów i Rejestracji (Kaupparekisteri) wymaga, aby wszystkie dokumenty były przetłumaczone na język fiński przez tłumacza przysięgłego, a notariusz może być osobą, która urzędowo potwierdzi zgodność tłumaczenia z oryginałami.

Prawo fińskie wymaga także, aby każde przedsiębiorstwo miało własny statut – dokument będący swoistym regulaminem, który uszczegóławia poszczególne zapisy aktu założycielskiego. Statut reguluje przede wszystkim kwestie prowadzenia przedsiębiorstwa w bardziej praktycznych aspektach – określa na przykład, jaka większość głosów jest wymagana do podjęcia decyzji na walnym zgromadzeniu akcjonariuszy, jakie są zasady reprezentowania przedsiębiorstwa w kontaktach z innymi podmiotami gospodarczymi, czy i w jakich okolicznościach można zawiesić wspólnika i tym podobne.

Zarówno akt założycielski jak i statut powinny zawierać określone informacje, wskazane w fińskich przepisach. Jeżeli którejkolwiek z nich zabraknie w tych dokumentach, procedura rejestracyjna zostanie wstrzymana.

Krok trzeci

Zdeponowanie wymaganego kapitału na rachunku bankowym

Prawo fińskie wymaga, aby przed rejestracją spółki na rachunku bankowym został zdeponowany kapitał w odpowiedniej wysokości. Jego minimalną wartość określają fińskie przepisy dla każdej formy organizacyjnoprawnej prowadzenia przedsiębiorstwa osobno. Z banku należy wziąć zaświadczenie, że kwota faktycznie została wpłacona na odpowiedni rachunek bankowy.

Krok czwarty

Dopełnienie innych formalności

Przed złożeniem w fińskim Narodowym Urzędzie Patentów i Rejestracji wniosku o rejestrację przedsiębiorstwa konieczne jest dopełnienie także innych formalności. Powinno odbyć się pierwsze walne zebranie udziałowców spółki, na którym dokonano zatwierdzenia aktów założycielskich spółki oraz wybrano prezesa przedsiębiorstwa. To wtedy w praktyce dokonuje się podpisania aktu założycielskiego spółki oraz potwierdzenia statutu w obecności notariusza. Czynności te powinny zostać zaprotokołowane w specjalnym sprawozdaniu z pierwszego walnego zgromadzenia udziałowców przedsiębiorstwa.

Krok piąty

Złożenie wniosku o rejestrację

W ciągu sześciu miesięcy od odbycia pierwszego walnego zebrania udziałowców spółki oraz podpisania aktu założycielskiego przedsiębiorstwa, konieczne jest rozpoczęcie procedury rejestracyjnej w Narodowym Urzędzie Patentów i Rejestracji. Do wniosku o rejestrację należy dołączyć następujące dokumenty:

• wypełniony formularz rejestracyjny, którego wzór znajduje się na stronie internetowej Narodowego Urzędu Patentów i Rejestracji,
• kopię aktu założycielskiego spółki, której zgodność z oryginałem została potwierdzona przez notariusza,
• kopię statutu spółki, której zgodność z oryginałem została potwierdzona przez notariusza,
• sprawozdanie z pierwszego walnego zgromadzenia wspólników (jest ono określane mianem zebrania założycielskiego),
• sprawozdanie z wyboru prezesa przedsiębiorstwa, dokonanego na zebraniu założycielskim,
• wydane przez bank potwierdzenie wpłacenia na właściwy rachunek bankowy kwoty odpowiadającej wysokości kapitału założycielskiego określonego w akcie założycielskim spółki,
• raport specjalnego audytora dotyczący aportu rzeczowego, który został wniesiony przez wspólników do spółki,
• oświadczenie założycieli spółki o tym, że została ona założona zgodnie z przepisami fińskiego prawa handlowego,
• uzyskane pozwolenia i koncesje, o ile ich posiadanie jest wymagane do prowadzenia działalności gospodarczej, którą ma zajmować się zakładane przedsiębiorstwo.

Krok szósty

Rejestracja w Narodowym Urzędzie Patentów i Rejestracji

Oprócz złożenia wymaganych dokumentów, które zostały wymienione powyżej, niezbędne jest także złożenie w Narodowym Urzędzie Patentów i Rejestracji opłaty rejestracyjnej. Jej wysokość określana jest co roku we właściwych przepisach i zależy przede wszystkim od przyjętej przez założycieli spółki formy organizacyjnoprawnej prowadzenia przedsiębiorstwa.

Po uiszczeniu opłaty oraz złożeniu wszystkich niezbędnych dokumentów rozpoczyna się proces rejestracyjny spółki w Narodowym Urzędzie Patentów i Rejestracji. Procedura zwykle trwa około trzech tygodni. Po tym czasie zarejestrowane przedsiębiorstwo uzyskuje swój indywidualny numer ewidencyjny, którym od tej pory musi się posługiwać we wszystkich oficjalnych dokumentach oraz kontaktach handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi. Z chwilą zarejestrowania przedsiębiorstwa w Narodowym Urzędzie Rejestracji i Patentów zyskuje ono także osobowość prawną.

Krok siódmy

Dokonanie zgłoszenia w urzędzie podatkowym

Po zarejestrowaniu przedsiębiorstwa w Narodowym Urzędzie Rejestracji i Patentów konieczne jest zgłoszenie tego faktu we właściwym urzędzie skarbowym. Podczas zgłoszenia należy złożyć deklarację, że przedsiębiorstwo będzie opłacało podatek od działalności gospodarczej (czyli podatek dochodowy VAT) oraz uregulowane zostaną wszelkie płatności na rzecz systemu ubezpieczeń społecznych. Po dokonaniu tego zgłoszenia przedsiębiorstwo może oficjalnie rozpocząć swoją działalność.